Fatturazione Elettronica: ecco come funziona la conservazione

Tutte le Partite IVA, indipendentemente dalla fatturazione elettronica sono obbligate alla conservazione dei documenti fiscali. Con l’introduzione della e-fattura, questo obbligo viene espletato attraverso un sistema, che può o essere gratuito se ci si affida all’Agenzia delle Entrate, oppure a pagamento, nel caso in cui ci si affidi a servizi di terzi, esattamente come avviene con fatturapro.click.

La conservazione deve essere effettuata entro 3 mesi dalla scadenza della dichiarazione dei redditi annuali e deve essere mantenuta per 10 anni.

L’archiviazione e la conservazione avviene in via digitale e prevede un processo tecnico che ha il fine di attribuite autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità al documento fiscale emesso digitalmente. Un sistema ad oggi obbligatorio per tutti i possessori di Partita IVA, compresi i forfettari, obbligati anch’essi alla e-fattura a partire dal 1 luglio 2022.

La conservazione

Si emette fattura ogni qual volta che due soggetti mettono in atto una specifica transazione. L’art. 39 del DPR n. 633/1972 obbliga sia chi emette la fattura, che chi la riceve a conservare il documento per un certo periodo di tempo. L’art 23 del DLgs n.82 del 2005 stabilisce invece che le copie e gli estratti informatici di un documento fiscale sono considerati conformi all’originale solo se convalidati con sistema autorizzato.

La fatturazione elettronica, invece, ha leggermente cambiato questo procedimento, in quando ad oggi tutti i soggetti con Partita IVA devono conservare i documenti, seguendo i regolamenti previsto dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale). Questo ha reso indispensabile l’adesione a dei sistemi di conservazione sostitutivi.

Dal 1 luglio 2022 le fatture elettroniche sono conservate in un luogo specifico, quindi un software che viene gestito da un soggetto abilitato, in grado di rispettare alcune procedure. Procedendo in questo modo si garantisce che si possa semplicemente identificare chi è preposto al salvataggio, che il documento sia integro, che ci sia firma elettronica qualificata, che i documenti siano numerati in maniera progressiva, i documenti sono reperibili facilmente a distanza di tempo e si possa creare il pacchetto di versamento.

Un processo che inizia fin dall’emissione della fattura elettronica e continua fino alla fine del periodo obbligatorio di archiviazione.

I forfettari e come procedere alla conservazione delle fatture elettroniche

Dal 1 luglio 2022 anche i forfettari sono obbligati all’emissione delle fatture in formato elettronico. Fino a tale data i contribuenti che agiscono in regime forfettario potevano scegliere se emettere fattura in forma cartacea ovvero aderire al servizio di fatturazione in forma elettronica.

Con il nuovo obbligo i forfettari devono adottare il formato elettronico anche se operano in regimi agevolati. Le eccezioni a tale obbligo sono solo 2, può non procedere all’adozione della fattura elettronica chi apre la Partita IVA nel 2022 e poi chi nell’anno precedente ha dichiarato un reddito inferiore a 25.000 euro. Unici casi, questi, in cui è possibile utilizzare la fatturazione cartacea almeno fino al 31 dicembre 2023 quando l’obbligo di fatturazione elettronica scatta per tutti.

Quindi si distingue tra conservazione digitale e conservazione cartacea. Nel primo caso, occorrerà scegliere se aderire al sistema di conservazione gratuito fornito dall’Agenzia delle Entrate, ovvero scegliendo un servizi di terzi a pagamento. Mentre, se si rientra tra i soggetti che possono ancora decidere di optare per la fattura in formato cartaceo, sarà comunque indispensabile che vengano seguiti una serie di accorgimenti:

• Ogni fattura deve essere completa di marca da bollo;
• le fatture che vengono inviate devono essere scaricate;
• è preferibile conservare una copia di ogni documento e tenerle in ordine cronologico.

Le scadenze da ricordare

Con l’introduzione della fatturazione elettronica, sono anche state introdotte una serie di scadenze da rispettare per evitare di incorrere in sanzioni. Le scadenze riguardano innanzitutto il quando inserire il documento nel sistema. Si consiglia quindi di procedere entro 3 mesi dalla data di scadenza della dichiarazione dei redditi annuale.

Se la dichiarazione dei redditi a cui si procede è posticipata, allora si potrà prendere come data di riferimento, quella nuova, esattamente come previsto dalla legge. Infine, per quello che riguarda il periodo di conservazione delle e-fatture, occorre considerare le disposizioni del codice civile, il quale stabilisce una regola che vale tanto per la fatturazione elettronica che per quella cartacea. Quindi il periodo di archiviazione richiesto è di 10 anni.